Comment choisir son imprimante multifonction ?

Voici quelques conseils pour les entreprises qui envisagent de s’équiper d’une imprimante multifonction.

  1. Jouez la carte de la proximité
  2. Calculez l‘ensemble du coût de possession
  3. Travaillez avec un prestataire spécialisé
  4. Analysez avec précision vos besoins d’aujourd’hui mais aussi de demain

Produits multifonction

La proximité

Après avoir fait l’acquisition d’un nouveau multifonction, ce qui importe c’est le service après-vente. Assurez-vous que le prestataire sélectionné soit capable d’intervenir dans votre région dans un délais qui vous semble raisonnable. A-t-il des techniciens dans votre région ? Il y a-t-il suffisamment de techniciens que pour assurer le service pendant les vacances et en cas d’absence/maladie ? Comment sont formés les techniciens ? Parle-t-on correctement le français au call center ? Trouvez votre équilibre entre multinationale qui sous-traite son service technique à des indépendants et qui externalisé son call-center hors de nos frontières et TPE qui n’ont qu’un seul technicien.

Dans le cas des photocopieurs et contrairement à d’autres secteurs, le commercial n’est pas une personne que vous ne voyez qu’une fois et puis qui disparaît. Il est important qu‘il puisse être disponible pour vous conseiller en cours de route, vous rappeler le fonctionnement de votre machine, analyser votre consommation de manière régulière, vous proposer de manière pro-active des produits et solutions qui pourraient vous aider dans votre travail.

Coût total de possession (TCO)

Surtout, ne vous arrêtez pas au seul prix d’acquisition de la machine proposée. Dans le cadre des multifonctions, il faut également prendre en compte les coûts d’utilisations :

  • cartouches (capacité/prix)
  • bouteilles de récupération du toner usagés
  • Courroie de transfert (si présente)
  • PCU (PhotoConducteur Unit, le rouleau qui charge le toner pour le déposer sur le papier)
  • Four
  • Tarif horaire du technicien
  • Déplacement du technicien
  • … et toutes les pièces qui se remplacent sur un multifonction (roulements, huiles, …)

Pour vous donner une idée, une entreprise qui fait environ 1000 impressions par mois, dont 20% en couleur, pourrait payer sur 7 ans

  • une machine à 299 euro + 9.701 euro de frais d’utilisation = 10.000 euro
  • une machine à 2.999 euro + 2.100 euro de frais d’utilisation = 5.000 euro

Le calcul est vite faite mais il faut le faire pour se rendre compte à quel point la différence peut-être énorme au final.

Pour comparer les capacités des cartouches, les différents constructeurs du secteur se basent sur la norme ISO/IEC 19752 et ISO/IEC 19788. Bien que cette norme permette de comparer clairement différents fabriquants  il faut être prudent. Il suffit parfois d’imprimer l’une ou l’autre photo ou logo pour sortir de cette moyenne. Ne soyez donc pas étonné de ne pas atteindre le nombre d’impressions annoncées. C’est normal mais à prendre en compte dans votre budget.

Dans le cadre d’un contrat d’entretien, le calcul est plus simple. Il s’agit en effet souvent d’un coût unique par impression avec un minimum mensuel. Informez-vous sur ce que comprend le contrat all-in (cartouches, déplacements, …) afin d’éviter les mauvaises surprises.

Travaillez avec un fournisseur spécialisé

Vous feriez-vous enlever les amygdales par votre généralise, aussi compétent soit-il ? Comme dans tous les secteurs, vous serez mieux conseillés par un expert. Il en va de même pour les multifonctions. Il est important de bien étudier votre situation et de faire une analyse de vos besoins actuels et futurs pour choisir le matériel le plus adéquat. Le fait de pouvoir vous proposer plusieurs gammes de solutions différentes devrait vous donner la possibilité de faire le meilleur choix sans être restreints.

Analysez vos besoins d’aujourd’hui et de demain

Si, comme la majorité d’entre nous, vous souhaitez dépenser le moins pour avoir le meilleur résultat possible, prenez le temps d’analyser vos besoins et de répondre à ces quelques questions :

  • Combien d’impressions/copies faites-vous chaque mois ?
  • Avez-vous des pics à certains moment de l’année ?
  • Imprimez-vous en couleur, si oui en quelles proportions par rapport au noir et blanc ?
  • Travaillez-vous sur Mac ou uniquement sur PC ?
  • Quel importance accordez-vous à la qualité d’impression ? (Bureautique ou imprimerie ?)
  • Avez-vous besoin d’un fax ? D’une option de finition ? D’agrafage ?
  • Avez-vous un réseau filaire ou est-ce du WiFi uniquement ?
  • Combien êtes-vous à utiliser les machines ?

Il vous reste donc à trouver un prestataire de confiance, qui vous propose une machine adaptée à vos besoins et qui propose un service après vente correct.

Bref, comme pour tout, soyez attentif et faites les meilleurs choix !

 

Cet article est inspiré de celui de Sylvie de Meeus, sur le blog d’Amaranthe et qui conseil les entreprises pour le choix d’une agence web.

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