Durées et modes de conservation de vos documents d’entreprise.

Combien de temps faut-il conserver ses documents d'entreprise?

La durée de conservation de vos documents d’entreprise varie en fonction du type de document. Différentes législations sont d’applications et définissent « clairement » les délais et les modes de conservation autorisés. En voici un résumé qui se veut le plus clair possible.

Cet article a été écrit en collaboration avec Anne Mauhin, juriste-conseil d’entreprises auprès des indépendant et PME (Légal PME).

Types de documents

Les documents en entreprise peuvent se classer en 4 catégories suivant le droit qui leur est applicable :

1. Le droit fiscal

1.1. Impôt
1.2. TVA

2. Le droit comptable

2.1. Livres comptables
2.2. Pièces justificatives

3. Le droit social

4. Le droit des sociétés

 Délais et mode de conservation

1. Le droit Fiscal

1.1. Impôts directs

Les délais et modes de conservation sont visés par le CIR 92 (Code de l’Impôt sur les revenus), articles 315 alinéa 3 et 315bis alinéa 4

Sont concernés les documents suivants :

  • tous les livres et documents nécessaires à la détermination du montant des revenus imposables et utilisés afin de compléter la déclaration d’impôts (attestations fiscales diverses, factures, contrats, agenda, carnet de commande, …),
  • les registres des actions et obligations nominatives ;
  • ainsi que les feuilles de présence aux assemblées générales.

Lieu de conservation : Sauf lorsqu’ils sont saisis par la justice, ou sauf dérogation accordée par l’administration, les livres et documents de nature à permettre la détermination du montant des revenus imposables doivent être conservés à la disposition de l’administration, dans le bureau, l’agence, la succursale ou tout autre local professionnel ou privé du contribuable où ces livres et documents ont été tenus, établis ou adressés

Les documents peuvent être conservés sur support informatisé à condition que les données enregistrées sur ce type de support puissent être communiquées sous une forme lisible et intelligible.

Période de conservation : jusqu’à l’expiration de la 7ème année ou du septième exercice comptable qui suit la période imposable.

Concrètement, les documents relatifs à l’année 2013 doivent être conservés jusque fin 2020.

1.2. TVA

Les délais et modes de conservation sont prévus par l’article 60 du code de la TVA :

Sont concernés les documents suivants :

  • les factures ou documents en tenant lieu relatifs aux acquisitions nationales et intracommunautaires de biens ou aux achats effectués en Belgique ou à l’étranger ;
  • les livres et documents comptables, les contrats, les pièces relatives à la commande des prestations de services et des livraisons de biens, à l’expédition, à la remise et à la livraison de biens,
  • les extraits de compte, les documents de paiement,
  • les documents relatifs aux systèmes informatisés propres à l’entreprise ;
  • ainsi que les autres livres et documents relatifs à l’activité

Lieu de conservation : conservés sur le territoire belge

Période :

  • pendant 10 ans à partir du 1er janvier de l’année qui suit leur clôture s’il s’agit de livres, leur date s’il s’agit de factures ou d’autres documents, ou l’année au cours de laquelle le droit à déduction a pris naissance ;
  • pendant 10 ans à partir du 1er janvier de l’année qui suit la dernière utilisation du système informatique le cas échéant.

Les documents peuvent être conservés sur support informatisé à condition que l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu des factures, ainsi que leur lisibilité, puissent être garanties durant toute la période de conservation. Les factures qui sont conservées par voie électronique garantissant en Belgique un accès complet et en ligne aux données concernées peuvent toutefois être conservées dans un autre Etat membre de la Communauté à condition que l’administration qui a la taxe sur la valeur ajoutée dans ses attributions en soit informée au préalable.

Les factures doivent, elles, être conservées dans leur forme originale de réception, papier ou informatique. (Nous aborderons dans un prochain article la facturation électronique avec plus de précision.)

Attention, pour la TVA sur les biens immeubles, les documents doivent être conservé 1, 5 ou 15 ans en fonction du type d’investissement.

 2. Le droit comptable

2.1. Livres comptables

Les délais et modes de conservation sont prévus par l’art. 9 AR du 12 septembre 1983 (modifié par l’AR du 25/01/05, en vigueur au 01/07/03)

Les documents concernés sont les suivants :

  • Le livre journal unique, le livre central prévu à l’article 4 de la loi du 17 juillet 1975 précitée, les trois journaux prévus à l’article 5 de cette loi, ainsi que le livre prévu à l’article 9, paragraphe 1er, de cette loi, doivent être conservés en original;
  • les autres livres peuvent l’être en original ou en copie.

Lieu de conservation : non précisé

Période : 10 ans à partir du premier janvier de l’année qui suit leur clôture

La conservation sur support informatisé autorisé (pour autant qu’il s’agisse de l’original) uniquement dans la mesure où l’inaltérabilité et l’accessibilité des données qui y sont enregistrées soient garanties durant toute la durée de conservation prescrite.

Attention, si vous changez de programme comptable, les données doivent encore pouvoir être consultées et imprimées en cas de contrôle.

2.2. Pièces justificatives

 Les délais de conservation sont visés par l’art. 6 de la loi du 17 juillet 1975

Les pièces justificatives doivent être conservées, en original ou en copie, durant 7 ans et être classées méthodiquement. Ce délai est réduit à 3 ans pour les pièces qui ne sont pas appelées à faire preuve à l’égard de tiers

Le droit social

Les délais de conservation sont visés par l’AR du 08/08/1980 relatif à la tenue des documents sociaux.

Tout personne ayant ou occupant des travailleurs doit conserver certains documents.

Documents concernés :

  • registre du personnel (remplacé dans la plupart des situation par la Dimona),
  • compte individuel ;
  • registre spécial du personnel le cas échéant.

Lieu de conservation : a l’adresse d’inscription à l’ONSS ou au siège social (ou pour certains documents auprès de votre secrétariat social)

Période :

  • dans la plupart des cas, les documents doivent être conservés pendant 5 ans, débutant à la clôture de l’exercice social, à partir de la fin de la période imposable ou à partir de la sortie du travailleur de l’entreprise.
  • certains documents doivent être conservés pendant une durée plus courte, mais ils sont rares.

Plus de détail sur la durée de conservation des différents documents sociaux sur le site Emploi-Belgique

Le droit des sociétés

En cas de liquidation, les documents de l’entreprise tel que procès verbaux des assemblées, les rapports, listes de présences aux réunions, le registre, … doivent encore être conservés pendant 5 ans.

En cas de faillite cette période est portée à 10 ans.

 Conclusion

Archives
Certains documents doivent être conservés de nombreuses années.

Outre le fait de conserver ces documents en format papier ou électronique, il y a lieu de respecter des règles strictes afin de pouvoir présenter ces documents en cas de contrôle sous une forme lisible, intelligible et de manière légale. Par ailleurs, conserver ne veut pas dire archiver. En plus du support informatique utilisé et des backups programmés, il est nécessaire de prévoir un plan de classement associés à des mots-clés, une durée de validité, un type de document, …

Les documents légaux se font vite nombreux pour peu que vous ayez du personnel à votre service. Il est donc primordial de mettre en place une solution réfléchie, adaptée à votre budget et respectant la législation.

Pour en savoir plus

  • sur l’aspect juridique ou avoir des conseils personnalisés, n’hésitez pas à prendre contact avec Anne Mauhin, juriste-conseil d’entreprises auprès des indépendant et PME (www.legalpme.be).
  • sur l‘aspect pratique de l’archivage de vos documents légaux, vous pouvez prendre contact avec moi via le formulaire, par e-mail ou par téléphone au 0484/260.262.

A bientôt !

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