PDF/A, pour un archivage de longue durée

Ricoh supporte la norme PDF/A pour l'archivage de longue durée
Vous êtes-vous déjà posé la question de l‘archivage des documents dans votre entreprise ?
La conservation papier prend de la place et risque de disparaître dans un incendie. On pense alors à numériser les documents. Mais même avec un système de backup performant, qu’est-ce qui vous garanti de pouvoir encore ouvrir les documents numérisés dans 10 ans ? Le PDF/A!

Qu’est-ce que le PDF/A ?

Le PDF/A ou PDF d’Archive est un type de fichier PDF (Portable Document Format) défini et accepté internationalement comme étant la norme en format d’archivage de documents numériques.
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Pourquoi utiliser le PDF/A ?

  • Accès garanti au contenu : le PDF/A garanti que le document pourra toujours être ouvert, même dans un futur lointain.
  • Tous les types de document sont acceptés : qu’ils proviennent d’une source électronique ou papier, presque tous les documents peuvent répondre à la norme PDF/A.
  • Un standard international : répondant à la norme ISO 19005 le PDF/A est accessible à tous de manière ouverte peu importe le programme ou la plateforme utilisée.
  • Recherche full texte : retrouvez vos documents en quelques clics grâce à la reconnaissance du texte contenu dans le document (données texte peuvent être contenues dans le PDF/A, après un processus de reconnaissance de texte – OCR)
  • Contient des métadonnées : nom de l’auteur, date du scan, copyright, description, … pour faciliter le classement et la recherche
  • Possibilité de valider sa conformité : les normes techniques importantes permettent de vérifier la validité d’un PDF/A à l’aide de nombreux outils (gratuits ou non)
  • Meilleur pour le business et l’environnement : le PDF/A est un papier électronique. Il rend ainsi possible une meilleur circulation des documents, réduit les déchets et augmente la productivité.

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Pourquoi ne pas continuer à archiver vos documents en .TIFF ou en .JPEG ?

 - Ces types de fichiers ne répondent pas à une norme internationale reconnue pour l’archivage d’où un risque de non compatibilité dans le futur et donc de ne plus savoir les visualiser.
 - Ce ne sont que des images, le texte contenu n’est donc pas « recherchable » ou doit être annexé.
 - Ce type de fichier est assez lourd
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Que faire de vos archives existantes ?

Il est possible d’exporter ou d’archiver en masse des documents électroniques existant afin de les rendre conformes à la norme.
S’il s’agit de documents papier, conservés dans des classeurs, il sera nécessaire de les scanner. Les imprimantes multifonctions actuelles proposent parfois un scanner compatible PDF/A. (c’est le cas chez Ricoh)
Il en va de même pour les e-mails et les documents Office (.doc, .xls, …). Il est préférable de transformer tous vos documents en pdf/a. Un e-mail incluant toutes ses pièces jointes pourra par exemple être transformé en un seul document pdf/a.
Attention, l’archivage est un processus complexe qui doit s’adapter au fonctionnement et aux contraintes de votre entreprise. Cela nécessite une réflexion en amont avant d’entamer un traitement de vos archives.
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En bref,

Tel un conteneur, le PDF/A embarque de nombreux éléments : le texte, sa police, les images, les signatures, les graphiques, … Ce format, open source, est accessible à tous et il existe de nombreux lecteurs de pdf gratuits. Le PDF/A est une catégorie de PDF qui répond à des critères très précis pour assurer qu’il soit toujours lisible dans le temps.
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Chez Ricoh,

Nous proposons des imprimantes multifonctions équipées de scanners compatibles PDF/A (multifonctions équipés du processeur GW+).
Le PDF/A à lui seul n’étant pas une solution de gestion documentaire, Ricoh en propose des qui supportent la norme qui permettent d’optimiser le classement : Global Scan et DigiDocFlow.
Pour faciliter la recherche de vos documents, il est conseillé de faire de la reconnaissance de caractères (OCR). La nouvelle gamme d’imprimantes multifonctions Ricoh intègre une solution OCR dans son scanner. Cette gamme vous sera présentée sous peu et est d’ores et déjà disponible.
Pour en savoir plus (sources) :
PDF Association :
FedISA
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Pour avoir plus d’information, vous pouvez prendre contact avec moi au 0484/260.262 ou via le formulaire de contact.
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